diseño para
congresos, eventos
o exposiciones
Cuando se organiza un evento, se puede pensar que el diseño de identidad para congresos, cursos o exposiciones es secundario. En ocasiones, esto da pie a que el trabajo del diseño de las piezas se encargue a los responsables de la impresión de las piezas. Dichos responsables son profesionales de la impresión, no del diseño gráfico.
Nada más equívoco. El diseño de identidad para congresos es, en realidad, una pieza clave de los mismos. La coherencia visual y su atractivo son determinantes para el éxito del mismo. Debemos pensar en un congreso como si fuese un producto. Si creamos una imagen atractiva, atraeremos -valga la redundancia- a un mayor número de público. Y esto último, es vital para su supervivencia.
El diseño de la identidad para un congreso va a definir las piezas que se crean. Por ello, como en una marca comercial, empresa, etc. es la parte más importante. De él derivan piezas que engloban varias disciplinas: Diseño de cartelería, maquetación de documentos, publicidad y web.
Las piezas que acompañan al diseño de identidad para congresos suelen ser:
- Para empezar, y como punto primordial, el diseño de la imagen.
- Desde la imagen, se crea el cartel del congreso y sus diferentes adaptaciones. Del mismo modo, tenemos las adaptaciones de la cartelería digital para la página web y las redes sociales.
- En un apartado específico, encontramos el diseño de las acreditaciones, diplomas de asistencia, entradas, etc.
- Dentro de la maquetación, nos encontramos con el programa, el dossier de prensa y, en algunos casos, las publicaciones de resúmenes anteriores al congreso o aquellas que recogen las intervenciones de los ponentes cuando este ha concluido.
- En cuanto a la publicidad impresa y online, tendremos flyers, trípticos y banners.
- En otro apartado tenemos el diseño de vinilos o cartelería complementaria en otros soportes. Por ejemplo, las banderolas que suelen situarse en el exterior del edificio y los rollups que se sitúan normalmente en el interior. Del mismo modo, tenemos la señalética o directorios que marcan la dirección de las salas. Y, por último, el diseño de paneles y stands.
- Adicionalmente, en el apartado de publicidad podemos encontrar las aplicaciones a objetos o merchandaising. Estas aplicaciones es habitual entregarlas como «paquete de bienvenida» al inicio del evento. Adicionalmente, aunque no es muy habitual, nos encontramos con la venta de objetos promocionales que ayudan a la financiación del evento y su organización. Por ejemplo, tazas, camisetas, etc.
- Por último, tenemos el diseño de la página web. Esta suele incluir desde información básica del evento hasta la venta de entradas o inscripción.
El diseño de identidad para congresos y otros eventos como punto de partida
Como decíamos en la introducción, es importante partir desde la creación de una identidad. Puede ser sólo un logotipo, contener un isotipo o ser una identidad completa y venir acompañada de otros elementos gráficos.
La cuestión, en sí, es dotar al evento de una imagen identificable y coherente que nos sirva como punto de partida para el diseño de las piezas requeridas. Esta coherencia visual guía al asistente a través de los elementos del evento de forma natural.
En Rara Avis hemos creado la identidad y/o realizado diversos trabajos para congresos médicos (AECEP Meeting, Barcelona Rejuvenation International Meeting, Isaps Symposium 2018, II Workshop Facial Team, Nuevas fronteras en el tratamiento de la diabetes tipo 1…). Congresos académicos (VI Congreso internacional de interpretación musical de Granada, VIII y XIV Congresos de la AEJE…). Y exposiciones culturales (Siempre Japón, II Aniversario Falken Brewing…).
Diseño de cartelería y aplicaciones iniciales offline y online
El primer paso, tras haber creado la identidad, suele ser el de crear el cartel del evento. Este contiene la imagen como punto central. En segundo término, debe contener la información básica del evento. Fechas, horas y lugar de celebración deberían tener un lugar visible. Y, en último término, los logotipos de los patrocinadores.
En nuestro estudio tendemos hacia la limpieza y a menudo al minimalismo en el diseño. Creemos que así centramos la atención en los elementos importantes. Las composiciones con demasiados elementos, sin embargo, confunden al espectador. Por ello es importante que los tres elementos antes citados destaquen sobre el resto.
Como complemento al cartel, podemos encontrarnos con flyers u octavillas. Estos soportes suelen crearse cuando el programa del evento no está del todo cerrado. La fórmula anglosajona «Save the date» suele utilizarse para anticipar un congreso y avisar a posibles asistentes. Estos soportes suelen derivar a dípticos o trípticos según se van confirmando los contenidos.
Adicionalmente, el soporte en rollup ayuda a anunciar el evento dentro de otros eventos similares. Por ejemplo, sería una buena idea anunciar un congreso de gastronomía en otro evento dedicado a la agricultura biológica. El interés de los asistentes al evento es compatible con la temática del congreso.
Publicidad online de eventos
El equivalente en internet a los flyers son los banners ubicados en páginas con temáticas afines a las del evento. El enlace de estos banners suele llevarnos a páginas landing.
Como podemos ver en Tipos de página web, las landing son sitios web que contienen toda la información en una sola página. Esta fórmula es perfecta para el inicio de un congreso o cualquier otra clase de evento con poco contenido. Para determinados simposios o cursos, la fórmula podría derivar a microsite e incluir un apartado para la venta de entradas o inscripciones y ser suficiente por sí misma.
Es importante anticiparse
Finalmente, podemos preparar el diseño de las entradas del evento, acreditaciones y lanyards, diplomas, etc. Estas aplicaciones del diseño de identidad para congresos sólo requieren de la imagen, fecha y lugar. Dentro del volumen del material a preparar en estos eventos y del tiempo de marcaje de algunos objetos, conviene anticipar su diseño. El marcaje de las piezas es un punto importante en la organización de congresos o simposios. Dichas piezas deben ser pedidas con antelación al proveedor para ser personalizadas posteriormente.
Avanzando en el diseño de identidad para congresos y exposiciones
Según se avanza en la confirmación de ponentes y conferenciantes, y en la estructura del programa, se pueden crear más piezas para algunos eventos específicos.
En el caso de las exposiciones celebradas en salas o museos y de los eventos celebrados en palacios de congresos, es probable que haya que crear piezas adicionales.
Cuando tenemos el espacio físico definido, las mismas salas y las necesidades del evento nos indicarán las piezas a crear. Tendremos, pues, la información necesaria para realizar piezas en gran formato y de señalética.
Es muy frecuente encontrarnos con banderolas en museos y palacios de congresos. Las banderolas son piezas de cartelería que indican desde el exterior del edificio los eventos presentes y futuros. Son piezas de gran formato que pueden ser visibles desde mucha distancia y su diseño debe abordarse con este fin. La legibilidad de las mismas debe ser, por tanto, básica.
En segundo lugar, podemos encontrarnos con rotulaciones, directorios o señalética. El interior de estos edificios suele contener una serie de paneles que indican qué evento se celebra en qué sala. En cada uno de los museos o palacios de congresos tienen unas medidas propias y deben ser diseñados conforme a los datos aportados por sus responsables.
Los directorios pueden servirnos, en eventos privados y ferias, para localizar a los expositores en las salas. En este caso, deberemos esperar para completar su diseño dado que su participación suele cerrarse poco antes de la fecha de inicio.
Finalmente, como tenemos el espacio definido, también podremos crear paneles para el fondo del escenario, photocalls, marcos para pantallas y rollups indicativos interiores. Si el evento es una feria, necesitaremos, además, del diseño del stand.
Paquetes de bienvenida y merchandaising
Como indicábamos en la parte que hablábamos de los lanyard, si pensamos en crear piezas para regalar o vender a los asistentes, conviene hacerlo con antelación. Siempre se debe tener en cuenta el tiempo que tardará el proveedor en servir los artículos y el tiempo que el taller tardará en marcarlos.
Los packs o paquetes de bienvenida suelen ser un conjunto de objetos que se entrega a los asistentes al inicio de un evento. Además de la acreditación con su lanyard, el programa, etc. suelen contener bolígrafos, blocs para tomar notas, carpetas, pendrives, y otros objetos marcados con la identidad del evento. El conjunto se entrega normalmente en bolsas igualmente marcadas.
Una forma de financiación de algunos eventos consiste en la venta de merchandaising. Dentro del diseño de identidad para congresos, las piezas destinadas a su venta tienen una intención muy especial. Conviene crear un diseño propio de cada objeto, que mantenga la identidad pero tenga identidad en sí mismo. De esta forma conseguimos que el objeto sea suficientemente atractivo como para ser comprado. Por ejemplo, en el caso de conciertos musicales, las piezas textiles suelen funcionar por sí mismas. No es el caso de otros eventos, en los que deberán desarrollarse diseños propios para camisetas, mochilas, etc. con la intención de que el comprador vea su utilidad en el tiempo.
Maquetación de programas y últimas piezas
Los últimos pasos en el diseño de identidad para congresos consisten en maquetar los documentos una vez se han cerrado todos los actos y patrocinadores. En paralelo, deberemos aplicar estos cambios a la página web facilitando su visualización por parte de los asistentes.
El programa es una pieza clave en los eventos. Su diseño y maquetación debe ser clara y su distribución sencilla para facilitar su uso. Aunque debamos esperar al cierre de la lista de eventos, conviene anticiparse y diseñar un programa previo. Esto nos permitirá concluirlo en poco tiempo cuando tengamos los datos finales.
Los programas pueden distribuirse como dípticos, trípticos, cuadrípticos o librillos con más páginas. Dependerá siempre del contenido del evento y de la información que quiera mostrarse en él.
Estas piezas son muy importantes también porque en ellas debería fluir todo el diseño de identidad para congresos creado al inicio.
Otras piezas de maquetación
Los dossieres de prensa son pequeños resúmenes que se entregan a los medios para que publiciten el evento. Estos, en la actualidad, suelen ser completamente digitales y enviados por correo electrónico. De esta forma, se evita el coste de su impresión y se agiliza el envío. A partir de la información contenida en el dossier, el medio escribe una reseña o noticia.
Para congresos académicos suelen crearse dos documentos especiales: uno antes y otro después del mismo. En el primero, se exponen los resúmenes de las ponencias o intervenciones y una breve biografía de sus autores. Su difusión suele ser por medio de publicación electrónica, en formato pdf. En el segundo caso, se elabora un documento que contiene la información, las ponencias y las conclusiones del congreso. En este caso, la difusión es tanto online como impresa en forma de actas o libros.
